6 stratégies pour des réunions efficaces et performantes

Plusieurs d’entre nous passons plusieurs heures par semaine en réunion. Est-ce que ces rencontres sont efficaces? Sentez-vous que tout ce temps passé en réunion en utile? Est-ce que l’animateur fait un bon travail d’animation? NON!

Comment alors rendre nos réunions plus efficaces? Comment évitez la « réunionnite », maladie contagieuse qui assaille la plupart des organisations?

1. Organisez des réunions debout.
Les membres de l’équipe auront moins envis d’étirer les sujets, la réunion sera ainsi plus efficace. C’est réunions durent généralement entre 10 minutes et 30 minutes.

2. Ayez un ordre du jour.
Simple, mais combien de fois vous pointez vous dans une rencontre où l’absence d’ordre du jour règne? TROP SOUVENT! Une réunion sans ordre du jour c’est comme une lettre sans adresse…comment se rendre à destination dans de telles conditions? Je refuse systématiquement de me pointer à une rencontre s’il n’y pas d’ordre du jour ou si au minimum l’objectif de la rencontre n’est pas cité dans l’invitation.

3. Respectez l’agenda
En commençant à l’heure, même s’il manque des invités. En traitant de tous les sujets prévus, quitte à mettre en « varia » les sujets qui émergent en cours de réunion. En finissant à l’heure prévue.

4. Admettez qu’une seule conversation à la fois.
Pas besoin de justifier cette règle!

5. Prenez des notes.
Si possible, des notes au tableau, pour que tous les participants les voient. Évitez les comptes rendus. Il est vraiment inefficace de passer une heure en réunion et une autre à documenter ce qui s’y est dit!

Nous notons les décisions prises, les actions et les points en suspends au tableau. Suite à la rencontre, on prend généralement une photo du tableau et la faisons parvenir à tous les participants. SIMPLE ET EFFICACE!

Pour les rencontres plus formelles, les mêmes points (les décisions prises, les actions et les points en suspends) sont notés dans un résumé de la rencontre d’une ou deux pages. Le résumé est envoyé aux participants dans les minutes qui suivent la rencontre.

6. Définissez CLAIREMENT les actions à suivre
CLAIREMENT veut dire clarifier l’action elle même, le responsable et la date d’échéance.

Suivez ces quelques règles et améliorez la performance de vos réunions.

Avez-vous d’autres trucs à proposer?

Patrick Sirois

psirois@triode.ca

triode.ca

À propos de Triode

Triode est une firme-conseil spécialisée en stratégie de produits. Triode aide ses clients à réduire les délais et les risques liés au développement de produit par une meilleure compréhension des besoins clients (Étude de marché), une définition de produit claire et finalement la création d’un modèle d’affaire viable (business case).

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